.png "시말서 쓰는법 — 한번에 통과하는 방법")
업무 중 실수가 생기면 가장 먼저 떠올리는 것이 바로 ‘시말서’입니다.
막상 쓰려고 하면 손이 잘 안 움직이죠.
그래서 누구나 바로 적용할 수 있고, 읽는 사람이
“정리 잘했다”라고 느끼는 시말서 작성법을 핵심만 담아 깔끔하게 정리해드리겠습니다.
1. 시말서 작성 기본틀 이해하기
시말서는 감정이 아니라 ‘사실·잘못·개선’ 세 가지 흐름이 핵심입니다.
예전 회사에서 첫 시말서를 쓸 때 내용을 길게 쓰는 것이 진심을 보여주는 거라 생각했는데,
오히려 “핵심만 간단히 정리해주세요”라는 말을 들은 뒤 완전히 방식이 달라졌습니다.
읽는 사람도 빠르게 파악해야 하니 구조가 단단해야 합니다.
아래 버튼에서 기본 구조를 확인하면 작성이 훨씬 수월해집니다.
경험담: 처음 시말서를 길게 썼을 때는 담당자가 핵심을 찾지 못해 재작성 요청이 왔습니다.
구조를 간단히 바꾸니 평가가 빨라졌습니다.
기본틀을 익히면 작성 난이도와 통과율이 동시에 올라갑니다.
2. 사건 경위는 감정 없이 ‘사실만’ 정리하기
사건 경위는 날짜·시간·상황을 순서대로 담백하게 기록하세요.
불필요한 해석이나 감정은 빼고, 누가, 무엇을, 어떻게 했는지를 간결히 적는 것이 핵심입니다.
객관적인 사실만으로도 신뢰를 얻을 수 있습니다.
경험담: 감정 섞인 문장을 뺐더니 HR에서 별도 확인 없이 바로 수용된 적이 있습니다.
사실 중심으로 쓰면 오해를 줄이고 문서 신뢰도가 올라갑니다.
3. 책임 인정 문장은 짧고 명확하게 쓰기
책임 인정 부분은 변명 없이 간결해야 합니다. '내가 무엇을 했고, 그로 인해 어떤 문제가 발생했는지'를 두 문장 내외로 표현하세요. "하지만", "원래는" 같은 조건부 표현은 신뢰를 떨어뜨리니 피합니다.
경험담: 변명 섞인 문장을 삭제하고 재작성했더니 담당자가 더 긍정적으로 반응했습니다.
짧고 단호한 책임 인정이 오히려 신뢰를 만듭니다.
4. 재발 방지 계획은 행동 중심으로 제시하기
"조심하겠습니다"만 쓰면 설득력이 떨어집니다. 구체적으로 어떤 절차를 바꿀지, 어떤 체크리스트를 도입할지, 언제까지 실행할지를 명확히 적으세요. 행동 계획이 보이면 담당자는 안심하고 문서를 수용할 가능성이 커집니다.
경험담: 제가 도입한 2단계 확인 절차를 적어 제출했더니 재발 방지 의지가 명확히 전달되어 긍정적 평가를 받았습니다.
구체적 실행계획 하나가 문서의 설득력을 좌우합니다.
5. 마지막 다짐 문장은 책임감 있게 마무리하기
끝 문장은 전체 분위기를 정리하는 역할을 합니다. 너무 형식적인 표현 대신, 개선 과정에서 무엇을 지키겠다는 의지가 전달되면 훨씬 진정성 있게 보입니다. 아래 버튼에서 실제 마무리 문장 예시를 보시면 바로 참고하실 수 있습니다.
경험담: 성의 있는 마무리를 쓴 후 상사가 "구체적이라 보기 좋다"며 추가 지시 없이 마무리된 적이 있습니다.
진정성 있는 마무리가 문서의 마지막 인상을 결정합니다.
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